Zálohová faktura není daňový doklad. Mnoho začínajících podnikatelů to plete a komplikuje si tím účetnictví. Co je správně?
Zálohová faktura vs daňový doklad — jaký je rozdíl
Zálohová faktura je výzva k platbě zálohy. Není to daňový doklad. Není v ní DPH (resp. je tam jen jako informace). Vystaví se před zahájením plnění a posílá se zákazníkovi, aby uhradil zálohu.
Daňový doklad k přijaté platbě (DPH § 28) se vystaví do 15 dnů po přijetí zálohy. Tento doklad je daňový — uvádí se do DPH přiznání.
Faktura — daňový doklad se vystaví po dokončení plnění a uvádí celkovou cenu, kterou kompenzuje uhrazenou zálohou.
Postup krok za krokem (jste plátce DPH)
- Zákazník objedná, vy potvrdíte cenu.
- Vystavíte zálohovou fakturu — např. na 50 % z celkové ceny. Zákazník zaplatí.
- Po přijetí platby vystavíte daňový doklad k přijaté platbě. Tento dokument je v DPH přiznání jako uskutečněné plnění.
- Po dokončení dodávky vystavíte konečnou fakturu. Uvedete celkovou cenu, vyúčtování zálohy a doplatek (= celkem - záloha).
Postup pro neplátce DPH
Pokud nejste plátce DPH, vystačíte s 2 doklady: zálohová faktura a finální faktura. Není potřeba vydávat daňový doklad k přijaté platbě, protože nejste plátce DPH.
Časté chyby
- Vystavíte zálohovou s DPH a zařadíte ji do DPH přiznání. Špatně — zálohová není daňový doklad.
- Po přijetí zálohy nevystavíte daňový doklad k přijaté platbě. Pak nemáte v DPH přiznání zachycenou DPH za zálohu.
- Konečná faktura neobsahuje vyúčtování zálohy. Zákazník se ztratí v tom, co a kdy zaplatil.
- Chybí variabilní symbol — zákazník zaplatí bez VS, vy pak nemůžete platbu spárovat s konkrétní zálohovou fakturou.
Jak na to v Zaúčtu
Zaúčto určuje typ dokladu automaticky podle DPH statusu účtující firmy a částky:
- Faktura — daňový doklad
- Zjednodušený daňový doklad (do 10 000 Kč vč. DPH)
- Doklad pro neplátce DPH
Číslo z nastavené číselné řady a právní texty (zápis v rejstříku, „Není plátce DPH", text k přenesené daňové povinnosti) Zaúčto doplní automaticky. Zálohovou fakturu ani daňový doklad k přijaté platbě ale jako samostatný typ dokladu nevystavuje.
Tip: účtujete za větší zakázky?
Pro projekty nad ~50 000 Kč doporučujeme zálohu 30–50 %. Snižuje cashflow riziko a zvyšuje commitment zákazníka. Zálohovou fakturu pošlete hned po objednávce, plnění zahájíte až po přijetí zálohy.
Více v nápovědě k Zaúčtu.
